اسناد اولیه حسابداری

اسناد اولیه حسابداری

محتویات مقاله

• نمونه هایی از اسناد اولیه حسابداری
• چه اسنادی از نظر قانونی لازم الاجرا هستند
• اسناد حسابداری داخلی و خارجی
• نحوه کار با دفاتر حسابداری
• نحوه تصحیح اسناد اولیه

اسناد اولیه حسابداری برای هر معامله تجاری تنظیم می شود. بدون آنها، انعکاس فعالیت های سازمان در حساب ها غیرممکن است، زیرا این اسناد به عنوان مبنایی برای رویه های حسابداری بعدی عمل می کنند و به عنوان تأیید عملیات عمل می کنند.

سند اولیه در حسابداری، اوراق رسمی است که در معاملات و سایر فعالیت های اقتصادی تنظیم می شود. با این حال، مجموعه و قوانین برای تهیه اسناد اولیه بسته به ویژگی های روش متفاوت است. در بیشتر موارد، فروشنده مسئول تهیه اسناد اولیه قبل از معامله است. با این حال، مشکلات اغلب با کاغذبازی ایجاد می شود، زیرا لیست واحدی از اشکال "اصلی" وجود ندارد. بر این اساس، هر شرکت به طور مستقل اشکال این اسناد را با در نظر گرفتن هدف درخواست آنها تعیین می کند.

مطالعه کنید : 15 شغل پردرآمد که برای آینده مورد تقاضا هستند

اگرچه فهرست استانداردی از فرم ها برای این دسته از اسناد وجود ندارد، قوانین فهرستی از جزئیات اجباری را تعیین می کنند. علاوه بر این، شرکت باید فرم هایی را که در آینده از آنها استفاده خواهد کرد، در سیاست حسابداری اصلاح کند.

نمونه هایی از اسناد اولیه حسابداری

• بارنامه، نشان دهنده ارزش های مادی و کالایی است که یک سازمان به سازمان دیگر منتقل می کند. آنها باید در دو نسخه تنظیم شوند و این اسناد توسط هر دو طرف معامله امضا می شود. اگر شرکت از مهر استفاده می کند، باید روی این اسناد الصاق شود.

• اعمال تحویل و پذیرش. این اسناد پس از انجام کار یا خدمات تنظیم می شود، آنها برای تأیید این موضوع طراحی شده اند که طرف معامله خدمات را دریافت کرده و نتیجه آنها مطابق با قرارداد است. تا زمان امضای قانون، کار به طور رسمی تمام شده تلقی نمی شود.

• حقوق‌و‌دستمزد و سایر انواع اوراق که واقعیت پرداخت حقوق، پاداش، مرخصی استعلاجی را به کارمندان تأیید می کند.

• اسناد نقدی. این یک دسته جداگانه از اسناد اولیه است که رسیدها و دستورهای بدهکار، دستورهای پرداخت، گزارش های پیش و غیره را پوشش می دهد.

ما یک لیست از آنچه سند اولیه در حسابداری است ارائه کرده ایم. بسته به ویژگی های فعالیت و حسابداری، این لیست ممکن است متفاوت باشد و با اسناد مختلفی که فعالیت های اقتصادی شرکت را تأیید می کند تکمیل شود.

مطالعه کنید: فاکتور رسمی چیست؟

چه اسنادی از نظر قانونی لازم الاجرا هستند

برای اینکه اسناد و مدارک اولیه تلقی شود تا دارای اعتبار قانونی باشد، باید از جزئیاتی که قانون در نظر گرفته است استفاده کرد.

در مرحله اول، این نام خود سند است، به عنوان مثال، "گواهی حسابداری". بدون این، اسناد را نمی توان در نظر گرفت.

علاوه بر نام، قوانین تهیه اسناد اولیه به داده های زیر نیاز دارد:

• نام سازنده سند؛
• محتوای کوتاه و عنوان عملیاتی که سند در مورد آن است.
• شاخص های پولی یا فیزیکی؛
• موقعیت افراد؛
• امضا و تاریخ

اسنادی که به درستی اجرا شده اند دارای قدرت قانونی هستند، به ترتیب می توانند به عنوان مدرک در طول محاکمه عمل کنند. برای حل تعارضات با مشتریان، پیمانکاران، شرکا، شواهد کامل مورد نیاز است.

به عنوان مثال، خریدار ممکن است از پرداخت هزینه کالا خودداری کند یا سعی کند معامله را باطل کند. و سپس، اگر در پر کردن مدارک جدی نبودید، و آنها امضاهای جعلی دارند یا "اولیه" با اشتباهات قاب شده است، نمی توانید از آن به عنوان مدرک استفاده کنید.

بنابراین، اگر تامین کننده خودش موفق به انجام آن نشده باشد، نباید برای آن امضا کنید. هرگز اسناد اولیه را جعل نکنید، حتی اگر به نظر شما رسمی باشد. تمام "اصلی" را با دقت ذخیره و سازماندهی کنید، در دسترس بودن تمام جزئیات را به دقت بررسی کنید.

معمولاً از وکلا سؤال می شود که آیا وجود مهر روی اسناد اولیه لازم است یا خیر. با این حال، از سال 2015، اکثر شرکت ها ملزم به دریافت و چسباندن مهر نیستند. بنگاه ها حق دارند در صورت لزوم آن را راه اندازی کنند، اما از نظر قوه قانونی، این اصلاً یک ویژگی اجباری نیست. اما اگر سازمان از مهر استفاده می کند، باید در اساسنامه آن قید شود.

گاهی اوقات طرف مقابل اصرار دارد که مهر بزند. اگر شرکت مهر و موم ندارد، باید انصراف دهید. حتی می توانید این موضوع را به صورت کتبی به طرف مقابل اطلاع دهید و در صورت اصرار او گزیده ای از قولنامه را ارائه دهید.

اسناد حسابداری داخلی و خارجی

"اسناد اولیه" که توسط خود شرکت صادر می شود به یکی از دو گروه داخلی یا خارجی تعلق دارد. اسناد داخلی به اسنادی گفته می شود که فقط برای سازمانی که آن را صادر کرده است اعمال می شود. علاوه بر این، اسناد خارجی می تواند توسط شرکت از خارج دریافت شود: از تامین کنندگان، شرکا، خریداران.

به نوبه خود اسناد داخلی به 3 دسته تقسیم می شوند:

• اداری. همانطور که از نام دسته مشخص است، ما در مورد اسنادی صحبت می کنیم که سفارشات را ثبت می کند. مدیر می تواند آنها را به یک کارمند خاص یا کل ساختار بدهد.
• اجرایی. تمام اسنادی که تأیید می کنند که یک معامله تجاری خاص انجام شده است در این دسته قرار می گیرند.
• ثبت حسابداری. این دسته شامل اسنادی می شود که در آن شرکت اطلاعات را از سایر اسناد جمع آوری و نظام مند می کند.

 

مطالعه کنید : چگونه ERP در برنامه ریزی تولید نقش حیاتی ایفا می کند؟

نحوه کار با دفاتر حسابداری

ثبت حسابداری حامل اطلاعات سفارش شده است که اسناد را جمع آوری و سازماندهی می کند، این اسناد شامل کتاب، کارت، برگه است. پس از ثبت معاملات تجاری در اسناد اولیه، همان اطلاعات باید در دفاتر ثبت منعکس شود.

ثبت را می توان به روش های مختلف نگهداری کرد. به عنوان مثال، روش زمانی، که رویدادها را به ترتیب، بسته به نحوه انجام معاملات تجاری در زمان، ثبت می کند. رویکرد دیگر سیستماتیک است. برای مثال هنگام ثبت دفاتر نقدی استفاده می شود. در این حالت معاملات بر اساس شاخص های اقتصادی ثبت می شود. اما بسیاری از شرکت ها از یک رویکرد ترکیبی استفاده می کنند که رویکرد زمانی و سیستماتیک را ترکیب می کند. رجیسترها از نظر محتوا نیز متفاوت هستند: مصنوعی، تحلیلی یا ترکیبی.

نحوه تصحیح اسناد اولیه

اولین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که یک دسته از اسناد وجود دارد که اصلاً قابل اصلاح نیستند. اینها اسناد بانکی و نقدی از جمله دستور پرداخت و همچنین فرم های گزارش دقیق هستند که به جای چک های KKT صادر می شوند. در صورت بروز اشتباه در چنین اسنادی چه باید کرد؟ اسناد دارای خطا را نمی توان برای اجرا پذیرفت، به جای آنها باید فرم های جدید و از قبل به درستی پر شده تهیه کنید.

لطفاً توجه داشته باشید که نمی توانید به سادگی یک سند تکمیل شده نادرست را دور بیندازید یا پاره کنید، این یک تخلف است. حسابدار باید سندی که به اشتباه تنظیم شده را خط زده و همراه با سند "صحیح" در دفتر ثبت کند. اما دفترچه وجه نقد و صورتحساب پیش پرداخت جزو دسته اسناد نقدی نیست. بر این اساس، می توان آنها را اصلاح کرد. اما شما باید آن را به درستی انجام دهید.

مطالعه کنید : 5 فرآیند ضروری مدیریت انبار | اصول مدیریت انبار

اشتباهات این اسناد باید اصلاح شود تا جزئیات و متن اصلی حفظ شود. وقتی صحبت از اسناد اولیه می شود، جایگزینی کامل فرم نادرست غیرممکن است. در عوض، باید به یکی از دو تنظیم متوسل شوید.

اولین راه برای انجام تنظیمات "اولیه" تعیین شده توسط قانون: در متن خود سند اطلاعات نادرست با یک خط خط زده می شود، داده های صحیح وارد می شود، سپس تاریخ باید وارد شده و نوشته شود "تصحیح". مرحله نهایی امضای کسانی است که سند را با ذکر نام و حروف اول تنظیم کرده اند.

اغلب، اسناد اولیه به صورت تکراری تهیه می شوند، بنابراین خطاها تکرار می شوند. در چنین مواردی، باید هر دو نسخه را تصحیح کنید، در غیر این صورت تغییرات معتبر نخواهد بود. در بدترین حالت، در صورت عدم تصحیح نسخه دوم، دادگاه اطلاعاتی را که قبل از اعمال اصلاحات در متن ذکر شده است قابل اعتماد تلقی خواهد کرد.

راه دوم برای تصحیح داده ها، کامپایل یک کپی تصحیح شده است. پیشنهاد FTS: به جای تصحیح سند اصلی، یک نسخه جدید با همان تاریخ و شماره تهیه شود. در این کپی، نشان می دهیم که سند اصلاح شده است، شماره سریال و تاریخ آن را ثابت می کنیم. چنین سندی باید حاوی اطلاعات "اصلاح شماره" باشد. به علاوه نشانی از تاریخ این خط آن را از سندی که در آن اشتباه رخ داده متمایز می کند.

در نهایت، شایان ذکر است که قوانین تهیه اسناد اولیه اجازه می دهد تا به هیچ وجه اشتباهات جزئی را اصلاح نکنید. اگر خطا در شناسایی طرفین معامله دخالتی نداشته باشد، شرایط آن، نام آثار، کالاها را مخدوش نکند، بر قیمت و مقدار کالا تأثیری نداشته باشد، با اهمیت نیست.

نرم‌افزار حسابداری نارنگ‌سیستم

تمامی کسب‌وکارهای خرد کلان از هر صفنی می‌توانند برای انجام امور حسابداری کسب‌و‌کار خود از نرم‌ افزار حسابداری ابری نارنگ‌سیستم استفاده کنند. حسابداری تحت‌وب و آنلاین نارنگ‌سیستم ویژگی‌های مهمی که برای مدیریت امور حسابداری کسب‌وکار خود نیاز دارید را در اختیار شما قرار می‌دهد.

حسابداری تحت‌وب و آنلاین نارنگ‌سیستم این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تا با حداقل دانش کامپیوتری، بدون نیاز به نصب، راه‌اندازی و نگهداری نرم‌افزارهای حسابداری، بتوانید اسناد حسابداری خود را ثبت و در سرویس ابری، در اکانت خود نگهداری کنید.

تلفن تماس با ما : 02188915135

نویسنده مقاله: زهره نوروزی